Руководство по внедрению jira в организации

Руководство по внедрению Jira в организации

procex_introducing_jira_to_you_teams_and_company

На рынке существует множество инструментов для управления проектами, но ни один из них не является таким универсальным, как Jira. Программное обеспечение прекрасно интегрируется с распространенными подходами к управлению проектами, включая методологию SCRUM. Таким образом, Jira идеально подходит для разработки программного обеспечения, но ее также можно использовать во многих других сферах бизнеса. Оцифровка существующих бизнес-процессов и централизация методов нашей работы способствует сотрудничеству по кросс-функциональным темам и создает общее понимание общих задач и проектов. Но, как и в случае с любым новым инструментом, каждому сотруднику сначала нужно познакомиться с программным обеспечением Jira, а также с другим подходом к работе. Узнайте, как успешно внедрить Jira в своей компании.

Содержание

  1. Убедите пользователей в полезности Jira.
  2. Введение в гибкое управление проектами.
  3. Понимание паттернов Jira - терминология, основные сущности и примеры.
  4. Как правильно организовать Jira.
  5. Работа с Jira.

jira_consulting

Убедите пользователей в полезности Jira

Каждый сотрудник поначалу настроен скептически и задает много вопросов. Зачем нужен новый инструмент управления проектами? Какие преимущества у этого инструмента? В чем отличия от старого решения? Почему мы вообще должны использовать Jira? Чем Jira поможет мне и компании?

Очень важны своевременные ответы на вопросы сотрудников «Почему» и «Зачем Jira нужна мне?». Это поможет вам ускорить внедрение Jira и, таким образом, получить внутренних чемпионов Jira. Таким образом, вы гарантируете раннюю поддержку делу. Увереность и поддержка со стороны коллектива является одним из наиболее важных факторов.

Теперь вы, вероятно, спросите себя, как лучше всего выполнить эту задачу. Вам следует сосредоточиться на том, чтобы сообщить своим сотрудникам, почему используется Jira и какие дополнительные преимущества (например, с помощью функций или уже готовых отчетов) дает программное обеспечение. Выгоды могут заключаться в экономии времени, автоматизации и цифровизации процессов или повышении производительности. Если ваша компания также активно занимается разработкой программного обеспечения, вы можете рассказать о синергии Jira с гибкими методами, такими как SCRUM.

Введение в гибкое управление проектами

В целом можно сказать, что Agile - это Jira, а Jira - это Agile. Jira предоставляет все необходимое для внедрения гибкого управления проектами (Agile Project Management) в вашей организации (если вы еще этого не сделали).

Что такое «Agile»?

Agile - это процесс управления проектами и разработки программного обеспечения, который помогает командам быстрее и с меньшим количеством дефектов приносить пользу клиентам. Agile - это итеративный подход, который помогает командам выполнять работу небольшими, но действенными единицами. Требования, планы и результаты непрерывно оцениваются, поэтому команды могут легко реагировать на изменения.

➞ Узнайте больше об Agile здесь

В гибком управлении проектами это обычно основано на использовании двух фреймворков. Kanban и SCRUM. Оба предлагают ряд преимуществ при обработке и выполнении задач.

jira_intro_scrum

SCRUM

SCRUM идеально подходит для разработки программного обеспечения. Он имеет то преимущество, что проект может быть завершен структурированным образом с помощью серии определенных во времени итераций (спринты). В каждом спринте задачи, определенные при планировании спринта, обрабатываются, а прогресс их выполнения обсуждается на ежедневных встречах. Здесь нужно выяснить, над чем все работают, и решить все возможные проблемы (Блокеры), чтобы определить, что может помешать выполненить абсолютно все запланированные задачи в рамках запланированного срока спринта.

Kanban

Структура Kanban, в отличие от SCRUM, основана на непрерывной поставке выполненных задач (тикетов). Кроме того, статус задачи можно видеть в любое время (например, To do, In Progress, Done). Важным компонентом Kanban является управление лимитом незавершенной работы (WIP). Ограничение незавершенной работы позволяет быстрее выявлять и устранять узкие места в рабочем процессе. Kanban идеально подходит для команд, которые не занимаются разработкой программного обеспечения (например: поддержкой маркетингом, дизайном, продажами и т.д.).

Введение Jira также означает использование гибких методов и их усвоение.

Последний вопрос, который следует задать: зачем использовать Agile?

У Agile есть некоторые преимущества, которые трудно игнорировать. Одним из ключевых моментов является то, что Agile ликвидирует разрыв между разработкой и бизнесом.

Пример: Руководство решило, что следует разработать новый интранет(внутреннюю соцсеть сотрудников - она же hr портал). Новая разработка повлияла на несколько бизнес-единиц и команд. Помимо разработки, в проекте задействованы IT-инфраструктура, маркетинг и коммуникации, а также дизайн. Кроме того, финансовый отдел следит за расходами на разработку.

Таким образом, заинтересованные стороны нуждаются в инструменте и структуре для управления проектом. Таким образом, в Jira несколько команд могут работать над проектом с разными фреймворками; Маркетинг, дизайн и т.д. С помощью досок Kanban. Разработка и инфраструктура с помощью SCRUM.

Понимание паттернов Jira - терминология, основные сущности и примеры

jira_terminology

С каждым новым инструментом в компании вводится новая терминология. Однако не всегда легко разобраться в ней, особенно вначале. Поэтому при внедрении Jira вы должны убедиться, что все сотрудники знакомы с ней. Новые условия, требования и структура ведения задач всеми поняты и усвоены.

Задачи(issues) Jira: рабочие пакеты или задачи любого размера являются фундаментальным элементом Jira и бывают разных типов (например, Story, Epic, Task или Bug и т.д.). Доски(boards): наглядное изображение всех активных вопросов. Проекты(projects): они состоят из набора задач с общим ключом контент и рабочим процессом(может зависеть от типов задач). Терминология в Jira может быть немного сложной.

Итак, вот пример: Планируется разработка нового корпоративного сайта (проект - project). Затем проект включает в себя несколько более крупных этапов проекта, таких как контент, эксплуатация веб-сайта и дизайн. Это так называемые эпики(Epic). В эпиках есть и другие индивидуальные задачи. Для эпика который мы назовем контент это могут быть тексты и графика(задачи - Tasks). Для эксплуатации покупка сервера. В рамках задач может случиться так, что потребуются дополнительные подзадачи, например, тексты для дома, продуктов или услуг.

Как вы в конечном итоге разделите эти задачи, конечно, зависит от вас и будет варьироваться в зависимости от конретного проекта.

jira_workflow

Как уже упоминалось, в гибком управлении проектами этапы работы отображаются в соответствии с рабочими процессами. Рабочий процесс(workflow) - это, так сказать, жизненный цикл задач. Каждый шаг рабочего процесса представляет определенный статус. Изначально статус заявлен как «Сделать»(To Do). Только когда вы начинаете работать над задачей, она переходит в «Выполняется»(In Progress). Когда вы закончите задание, вы переместите её в «Готово»(Done).

Как правильно организовать Jira

Чтобы правильно организовать Jira, вам сначала нужно понять терминологию. Затем вы можете начать работу и настроить Jira в соответствии с потребностями вашей компании (или команды).

Метки(Labels), компоненты(Components) и версии(Version)

С появлением все большего количества заявок, задач и проектов Jira может сбивать с толку. Чтобы не терять фокус и/или иметь возможность сквозного связывания, Jira предлагает дополнительный организационный уровень. Это метки, компоненты и версии. Это увеличивает доступность ваших задач/(issues) в Jira и упрощает поиск.

  • Метки: думайте о метках как о тегах. Они могут помочь вам классифицировать и искать темы, а также имеют то преимущество, что позволяют использовать несколько меток для каждой темы.
  • Компоненты: Компоненты - это подразделы проектов. Они просто подразделяют проект на более мелкие части.
  • Версии: Версии - это определенные моменты времени в проекте. В основном они помогают определить вехи.

Разрешения и роли пользователей

В Jira вы можете назначать пользователям разные роли (и многое другое). Каждая из этих ролей имеет определенные права и привилегии. Однако важно отметить, что не каждый пользователь имеет полный доступ ко всем функциям Jira. Предоставляйте полные права только системным администраторам. В противном случае в какой-то момент каждый начнёт делать то, что хочет, и создается бесчисленное количество различных элементов и сущностей. В конечном итоге это делает систему неуправляемой и запутанной. При внедрении Jira вы должны убедиться, что каждый пользователь понимает свою роль.

Это можно обеспечить с помощью правильной настройки ролей пользователей. Если вы хотите узнать больше о ролях пользователей, вариантах доступа и правах, наше решение для управления идентификацией и доступом поможет вам предоставить пользователям нужные роли.

➞ Как автоматизировать разрешения пользователей: PROCEX JUPM working_with_jira

Работа с Jira

Есть крылатое выражение, что подготовка - это половина дела, и в случае с Jira это правда. Создание задач (тикетов) легко понять. Пользователям просто нужно убедиться, что используется правильный тип задачи и что тикет создан в соответствующем проекте.

Пользователи должны дать задачам четкое название и в любом случае добавить краткое описание того, что должно быть сделано когда задача переведется в статус Done. Кроме того, при создании задачи можно обозначить приоритеты для задач, чтобы подчеркнуть важность или минорность конкретной задачи.

После создания задачи вы можете найти ее в Backlog соответствующего проекта и при необходимости установить статус «To Do».

Сотрудничество

Еще один важный инструмент для работы с Jira - это возможность комментирования. С помощью меншенов (@mentioning) вы можете привлечь внимание конкретных членов вашей команды к конкретной проблеме и вывести много разговоров из изолированных областей, таких как электронная почта и чат, чтобы соответствующее общение было прозрачным и контекстуализированным в соответствующей задаче. Это похоже на упоминание кого-то в Facebook, и таким образом вы можете быть уверены, что члены вашей команды будут уведомлены.

Резюме

В качестве инструмента управления проектами Jira предлагает бесчисленное множество функций и вариантов кастомизации и персонализации. Чтобы ваша команда могла работать с программным обеспечением с самого начала, вы как евангелист Jira должны убедить компанию в полезности начинания. Однако сделать это можно только в том случае, если вы наилучшим образом продемонстрируете все преимущества Jira при ее внедрении и снятии любых оговорок. Поэтому вы должны убедиться, что все понимают и усвоили термины Jira. Также убедитесь, что роли пользователей отличаются друг от друга и имеют соответсвующие права.